Adatvédelmi Szabályzat

Cégünk jelen Adatvédelmi Szabályzatban ismerteti az adatkezeléssel kapcsolatos tudnivalókat (nem csak a chatbotjainkkal kapcsolatosakat), azokat az adatvédelmi és adatkezelési elveket, amelyek mellett Cégünk elkötelezett, valamint bemutatja azokat a jogszabályi és egyéb követelményeket, amelyeket Partnereivel, valamint önmagával szemben meghatároz és betart: rövid, átlátható, hozzáférhető és könnyen elérhető formában, világosan és egyszerűen megfogalmazva.

Cégünk célja jelen Adatvédelmi Szabályzattal, hogy az adatkezelésben érintett természetes személyek – legyenek azok Ügyfelek, Partnerek, Munkavállalók, egyéb Érintettek, Feliratkozók, Beszállítók, Kereskedelmi Ügynökök, Végfelhasználók (a továbbiakban: Érintett) – az adatkezelést megelőzően tájékozódhassanak, jelen Adatvédelmi Szabályzat útján információt szerezhessenek az adatkezelés céljáról, az adatkezelés menetéről, és átláthassák, felismerhessék, hogy az adott adatkezelés milyen hatással van információs önrendelkezési jogukra és magánszférájukra, és ennek alapján hozhassanak döntést az adatkezeléshez való hozzájárulásról.

Mivel alapvetően nem önállóan dolgozunk, hanem chatbot szolgáltatásunk hatékonyabb működtetése érdekében igénybe vesszük Partnereink különböző közösségi média oldalait és a Partnereink weboldalába beágyazott chat widget platformokat, ezért kérjük, hogy tanulmányozza az Ön által használt platformok adatvédelmi tájékoztatóit is, mivel Cégünket ezen harmadik fél adatvédelmi gyakorlatai és szabályzatai, valamint saját szabályozásai is kötelezik.

Jelen Adatvédelmi Szabályzat folyamatosan elérhető Cégünk weboldalának főoldalán, a https://talkabot.net/ címen, megjegyezve, hogy Cégünk fenntartja a módosítás jogát. Az érintetteket minden módosításról előzetesen és kellő időben értesítjük.

Jogi háttér

Adatkezelési elveink összhangban vannak a hatályos adatvédelmi jogszabályokkal, így különösen a következőkkel:

• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről (GDPR)
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról
• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről
• 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről
• 2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről
• 1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről
• 2013. évi CLXV. törvény a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről
• 2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről
• 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól

Fogalommeghatározások

"Platform": alkalmazások és egyéb népszerű közösségi platformok, valamint a weboldalba beágyazott chat widgetek, amelyeken keresztül a végfelhasználók a Chatbot Szolgáltatásokat használják.

"Végfelhasználó": Partnereink ügyfelei/feliratkozói/partnerei, azaz minden olyan természetes személy vagy jogi személy, jogi személyiség nélküli egyéb szervezet, aki vagy amely a Chatbot Szolgáltatásokat Partnereink Platformjain használja, a Platformokon regisztrál a Chatbot Szolgáltatások használata céljából, és a Chatbot Szolgáltatások funkcióit használja, és ennek részeként – választása szerint – adatait megadja.

"Chatbot szolgáltatás": intelligens chatbot technológia, amely a Végfelhasználók számára elérhető automatikus kommunikációt biztosít, és amelyet Cégünk Partnereink elvárásai mentén alakít ki. Chatbotjaink beszélgetést szimulálnak a Végfelhasználóval, információkat és szolgáltatásokat nyújtanak számukra.

Cégünk

• Név: Talk-A-Bot Kft.
• Székhely: 1114 Budapest, Bartók Béla út 29. 1. emelet 4.
• Cégjegyzékszám: 01-09-286391
• Adószám: 25735967-2-43
• Weboldal: https://talkabot.net/
• E-mail: info@talkabot.net
• Képviseli: Deliága Ákos Gyula, Kalydi Gergely Ákos ügyvezető igazgató, külön-külön

A GDPR 37. cikke alapján cégünk nem köteles adatvédelmi tisztviselőt kijelölni, azonban adatvédelmi kérdéseit a következő e-mail címen fogadjuk: dpo@talkabot.net

Adattovábbítás

Cégünk a magas színvonalú szolgáltatás nyújtása érdekében harmadik fél beszállítók, adat(al-)feldolgozók szolgáltatásait veszi igénybe, akik bizonyos esetekben önálló adatkezelőnek is minősülnek.

Adatfeldolgozóinkat titoktartási kötelezettség és szerződéses garancia terheli a feladatuk ellátása során megismert személyes adatok megőrzése tekintetében, és a személyes adatokat kizárólag a közöttük létrejött szerződésben meghatározott célra és utasítások szerint kezelik. Amennyiben partnereink körét módosítjuk, a változásokat jelen Szabályzatban átvezetjük.

Ezen túlmenően vannak külső szolgáltatók, akiknek – közvetlenül vagy közvetve – a szolgáltatások nyújtása érdekében személyes adatok továbbíthatók vagy továbbítódhatnak. Külső szolgáltatónak minősülnek azok a szolgáltatók is, akikkel az adatkezelő nem áll szerződéses kapcsolatban, azonban a Partnereink felé történő szolgáltatásnyújtáshoz – akár az Érintett hozzájárulásával, akár anélkül – hozzáférnek a platformokhoz és az azokon elérhető adatokhoz, így adatokat gyűjthetnek az Érintettről és valamennyi végfelhasználó tevékenységéről, amelyekből bizonyos esetekben a végfelhasználók azonosíthatók.

A külső szolgáltatók önálló adatkezelőnek minősülnek, és így az adatkezelés célját és kereteit saját adatvédelmi szabályzatuknak megfelelően önállóan határozzák meg. Ilyen külső szolgáltatók például, amennyiben Ön az adott platformokkal lép kapcsolatba: Facebook Ireland LTD, Google LLC, Instagram LLC, Twitter International Company, Viber Media LLC.

Adatkezelésünkről, annak céljairól és elveiről

Partnereinkkel együtt kiemelt célunk a személyes adatok védelme és az érintettek információs önrendelkezési jogának tiszteletben tartása, magánszférájuk védelme, ezért a személyes adatokat bizalmasan kezeljük, és megteszünk minden biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, amely az adatok biztonságát garantálja.

Adatkezelésünkről általánosságban elmondható, hogy a következő elveket vesszük figyelembe:

• "Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság": a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és az érintett számára átlátható módon kezeljük.
• "Célhoz kötöttség": a személyes adatokat meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtjük, és azokat nem kezeljük e célokkal össze nem egyeztethető módon.
• "Adattakarékosság": az adatkezelés céljai szempontjából megfelelő és releváns, és a szükségesre korlátozott adatokat kezelünk.
• "Pontosság": pontos és szükség esetén naprakész adatokat kezelünk; minden ésszerű intézkedést megteszünk annak érdekében, hogy a pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljük vagy helyesbítsük.
• "Korlátozott tárolhatóság": a tárolási forma megválasztásakor arra törekszünk, hogy a személyes adatok azonosíthatósága csak a kezelés céljához szükséges ideig legyen lehetséges.
• "Integritás és bizalmas jelleg": az adatokat olyan módon kezeljük, amely a személyes adatok megfelelő biztonságát biztosítja, ideértve a jogosulatlan vagy jogellenes kezelés, valamint a véletlen elvesztés, megsemmisülés vagy károsodás elleni védelmet megfelelő technikai vagy szervezési intézkedésekkel.

Cégünk az adatkezelés során jóhiszeműen, az átláthatóság és a jogszerűség követelményeinek megfelelően jár el az érintettekkel szemben. Cégünk kizárólag a jogszabályokban meghatározott vagy az érintettek által megadott adatokat kezeli, az alábbiakban felsorolt adatkezelési célokra.

Cégünk a kezelt személyes adatokat harmadik személynek – a jelen Tájékoztatóban foglalt Adatfeldolgozókon és Külső szolgáltatókon kívül – nem adja át. Kivételt képez ez alól az adatok statisztikailag összesített formában történő felhasználása, amely nem tartalmazhat az érintett Felhasználó azonosítására alkalmas adatot.

Az érintettek bármikor jogosultak visszavonni hozzájárulásukat. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtti hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségét.

Chatbot szolgáltatással kapcsolatos adatkezelés

Cél

A Chatbot alkalmazás üzemeltetése Partnereknél, Chatbot Szolgáltatás nyújtása. Részletesebben: a chatbottal való kapcsolatfelvétel után az ismerkedés első lépése a vonatkozó adatkezelési tájékoztató megismerése és tartalmának elfogadása. Az elfogadás hiányában a bot rögzíti, hogy az érintett nem kívánja közelebbről megismerni a botot.

A Chatbot szolgáltatásainkkal összefüggésben a Végfelhasználó által megadott adatokat Cégünk a következő célból kezeli és dolgozza fel: a Chatbot Szolgáltatás hatékony nyújtása; a Platformon regisztrált végfelhasználók azonosítása; a Platformokon elérhető Chatbot Szolgáltatások használata; a Platformon regisztrált felhasználók tájékoztatása a Chatbot Szolgáltatások működéséről; üzemeltetési problémák megoldása; szerződés megkötése, tartalmának meghatározása és módosítása, a szerződés teljesítése és teljesítésének nyomon követése, a kapcsolódó díjak számlázása, valamint az ezzel összefüggő jogos igények érvényesítése; Partnereink és a Végfelhasználó közötti kommunikáció biztosítása; ügyfélszolgálati feladatok ellátása, panaszkezelés; az adatok összesített, anonimizált és statisztikai célú felhasználása; a fizetési tevékenység elősegítése és biztosítása; a hatékonyság növelése, a Platform működésének javítása és fejlesztése; a Végfelhasználó fiókjának személyre szabása a Platformon.

Jogalap

A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja – az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez. A GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja – az adatkezelő jogos érdeke.

A kezelt személyes adatok köre

A chatbot működéséhez feltétlenül szükséges és az Ügyfél által választott Platform szabványos beállításai alapján hozzáférhetővé tett adatok, különösen: alkalmazás felhasználói azonosító, felhasználónév, profilkép URL-je, valamint a Végfelhasználó által a Chatbot interakció során megadott egyéb adatok; Viber esetén a platformmal is megosztott adatok (Viber azonosító, telefonszám); az Ügyfél által azonosítási célból megadott adatok (pl. belső azonosító, üzleti e-mail cím, e-mail cím, telefonszám, cím, telephely/helyszín adatai, adószám és/vagy társadalombiztosítási szám bizonyos karakterei). Ezen túlmenően a felhasználó által a szolgáltatáshoz használt platform, nyelv, regisztráció dátuma, a chat kommunikáció során megadott adatok.

Az adatkezelés időtartama

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig. A Végfelhasználó utolsó tevékenységétől számított egy év elteltével (amennyiben a Végfelhasználó az utolsó tevékenységtől számított egy éven belül nem használja újra a chatbot szolgáltatást) a chatbot beszélgetések személyes adatai anonimizálásra kerülnek (az azonosító elválasztásra kerül a Végfelhasználótól). Az utolsó tevékenységtől számított öt év elteltével a chatbot beszélgetés összes adata törlésre kerül.

Szerződéses partnerek adatkezelése

Cél

Cégünk a szerződés teljesítésének jogalapján kezeli a vevőként, beszállítóként szerződő partnerek és kapcsolattartóik adatait a szerződés megkötése, teljesítése, megszüntetése vagy juttatás nyújtása céljából.

Jogalap

Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges [GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont].

A kezelt személyes adatok köre

Név, születési név, születési idő, anyja neve, lakcím, adóazonosító jel, adószám, őstermelői igazolvány száma, személyi igazolvány száma, székhely, telephely címe, telefonszám, e-mail cím, weboldal cím, bankszámlaszám, vevőszám, természetes személy online azonosítója.

Időtartam

Cégünk a szerződésben rögzített személyes adatokat a jogalapot biztosító jogviszony megszűnését követő 8 évig kezeli, figyelembe véve a számviteli és adózási kötelezettségek teljesítését, valamint a kapcsolattartói minőség fennállását követő 5 évig.

Álláspályázók adatkezelése

Cél

Cégünknél való állásra történő pályázás esetén a pályázó által a jobs@talkabot.net címre benyújtott pályázati anyagot Cégünk a kiválasztási folyamat lefolytatása és a kiválasztás során kezeli, a pályázók szakmai és emberi értékeinek, végzettségének, korábbi munkatapasztalatának megismerése céljából, a betöltendő pozícióra legalkalmasabb jelölt megtalálása érdekében.

Jogalap

Az érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont], tekintettel arra, hogy a pályázati anyag Cégünkhöz történő benyújtásával az érintett egyértelműen és aktívan kifejezi hozzájárulását személyes adatainak pályázat során történő kezeléséhez.

A kezelt személyes adatok köre

A Cégünkhöz benyújtott pályázati anyagban szereplő személyes adatok, így elsősorban önéletrajz és motivációs levél.

Időtartam

Kizárólag a pozíció betöltéséig, de legfeljebb 1 évig.

Adó- és számviteli kötelezettségek

Cél

Cégünk a jogszabályban előírt adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése érdekében kezeli a velük vevőként vagy beszállítóként szerződők jogszabályban meghatározott személyes adatait.

Jogalap

Az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont].

Időtartam

A 2000. évi számviteli törvény 169. § (2) bekezdése alapján a jogalapot biztosító jogviszony megszűnését követő 8 évig.

Kapcsolatfelvételi kérések adatkezelése

Cél

Bárki kapcsolatba léphet Cégünkkel weboldalunkon keresztül. Amennyiben Cégünk megkeresést kap, Cégünk a kérdéseket és a megkeresések teljes tartalmát a Cégünkhöz intézett megkeresések megválaszolása céljából kezeli.

Jogalap

Az érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont], tekintettel arra, hogy a megkeresés Cégünkhöz történő intézésével az érintett egyértelműen és aktívan kifejezi hozzájárulását személyes adatainak kezeléséhez.

A kezelt személyes adatok köre

A megkeresésekben szereplő személyes adatok, így elsősorban név, e-mail cím, telefonszám, a megkeresés tárgya és minden olyan információ, amelyet Cégünkkel megosztanak.

Időtartam

A megkeresés teljes körű megválaszolásáig, de legfeljebb 1 évig.

Hírlevéllel kapcsolatos adatkezelés

Cél

Cégünk időről időre tájékoztatást küld az új chatbot megoldásokról, beszámol működő chatbotjainkról és chatbot hírekről a világ minden tájáról.

Jogalap

Az érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont], tekintettel arra, hogy szolgáltatásainkra való feliratkozással az érintett egyértelműen és aktívan kifejezi hozzájárulását.

A kezelt személyes adatok köre

Elsősorban a feliratkozáshoz használt e-mail cím és név.

Időtartam

Amíg az érintett le nem iratkozik a hírlevél szolgáltatásról.

További információk

Az érintettek adatainak továbbítása kizárólag a jogszabályokban meghatározott kereteken belül történhet. Tájékoztatás nyújtása, adatszolgáltatás vagy iratok hozzáférhetővé tétele céljából a bíróság, az ügyészség és egyéb hatóságok keresik meg Cégünket. Ezekben az esetekben eleget kell tennünk adatszolgáltatási kötelezettségünknek, de kizárólag a megkeresés céljának eléréséhez feltétlenül szükséges mértékben.

A személyes adatokat megfelelő technikai és egyéb intézkedésekkel védjük, biztosítjuk az adatok védelmét és rendelkezésre állását, valamint védjük azokat a jogosulatlan hozzáféréssel, módosítással, károsítással és nyilvánosságra hozatallal, valamint jogosulatlan felhasználással szemben. Cégünk mindent megtesz annak érdekében, hogy a folyamatok a lehető legbiztonságosabbak legyenek.

Partnereinkkel együtt megtesszük a GDPR rendelet 32. cikkében előírt intézkedéseket, vagyis figyelembe véve a technika állását, a megvalósítás költségeit, az adatkezelés jellegét, hatályát, körülményeit és céljait, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázatot, megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtunk végre a kockázat mértékének megfelelő szintű biztonság garantálása érdekében, ideértve többek között adott esetben: a személyes adatok álnevesítését és titkosítását; a kezelő rendszerek és szolgáltatások folyamatos bizalmas jellegének, integritásának, rendelkezésre állásának és ellenálló képességének biztosítását; fizikai vagy műszaki incidens esetén a személyes adatokhoz való hozzáférés és az adatok rendelkezésre állásának kellő időben történő helyreállításának képességét; az adatkezelés biztonságának garantálására szolgáló technikai és szervezési intézkedések hatékonyságának rendszeres tesztelésére, felmérésére és értékelésére szolgáló eljárást.

Jogok és jogorvoslat

Az érintettek az adatkezelésről jogosultak tájékoztatást kérni, személyes adataik helyesbítését, módosítását és kiegészítését kérni, az adatkezelés ellen tiltakozni és adataik törlését kérni (a kötelező adatkezelés kivételével), bírósági jogorvoslatot keresni, igényt érvényesíteni vagy eljárást indítani a felügyeleti hatóságnál.

Felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (Postacím: 1374 Budapest, Pf.: 603; Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 22/c; telefon: +36-1-391-1400, fax: +36-1-391-1410, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, web: www.naih.hu).

Azonban kérjük, hogy panaszával a felügyeleti hatósághoz vagy bírósághoz fordulás előtt keresse meg Cégünket a felmerült probléma egyeztetése és mielőbbi megoldása érdekében. Cégünk vállalja, hogy az érintettek kérésére tájékoztatást ad a kezelt és feldolgozott adataikról, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelés időtartamáról, valamint az adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az azok kezelésére és megelőzésére tett intézkedésekről. Az ilyen típusú megkeresésekre a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb 1 hónapon belül tájékoztatást nyújtunk.

Az adatkezelés elleni tiltakozás esetén Cégünk a kérelem benyújtásától számított 1 hónapon belül megvizsgálja a tiltakozást. Cégünk döntéséről írásbeli tájékoztatást adunk. Megalapozott tiltakozás esetén az adatkezelést megszüntetjük és az érintett adatokat töröljük.