Zásady ochrany osobných údajov

Naša spoločnosť v týchto Zásadách ochrany osobných údajov uvádza, čo je potrebné vedieť o spracúvaní údajov (nielen o údajoch súvisiacich s našimi chatbotmi), zásady ochrany a spracúvania údajov, ku ktorým sa naša spoločnosť zaväzuje, a uvádza tie legislatívne a iné požiadavky, ktoré sú definované a dodržiavané voči jej partnerom, ako aj voči sebe samej: v stručnej, transparentnej, prístupnej a ľahko dostupnej forme, vypracovanej jasne a zrozumiteľne.

Cieľom našej spoločnosti v rámci týchto Zásad ochrany osobných údajov je umožniť tým fyzickým osobám zapojeným do spracúvania údajov, či už ide o klientov, partnerov, zamestnancov, iné dotknuté strany, odberateľov, dodávateľov, obchodných zástupcov, koncových používateľov (ďalej len dotknuté osoby), aby boli pred spracúvaním informované, aby prostredníctvom týchto Zásad získali informácie o účele spracúvania, spôsobe spracúvania a aby mohli posúdiť, aký dopad má dané spracúvanie údajov na ich právo na informačné sebaurčenie a súkromie, a na základe toho sa rozhodli o udelení súhlasu so spracúvaním údajov.

Keďže v zásade nepracujeme sami, ale za účelom efektívnejšieho fungovania našej chatbotovej služby využívame rôzne sociálne médiá našich partnerov a chatové widgety partnerov vložené na ich webových stránkach, preto vás láskavo žiadame, aby ste si preštudovali aj informácie o ochrane údajov platforiem, ktoré používate, pretože naša spoločnosť je viazaná týmito postupmi a zásadami ochrany údajov tretích strán, ako aj vlastnými predpismi.

Tieto Zásady ochrany osobných údajov sú neustále dostupné na domovskej stránke webovej stránky našej spoločnosti na adrese https://talkabot.net/ s tým, že si naša spoločnosť vyhradzuje právo na zmeny. O všetkých zmenách informujeme dotknuté osoby vopred a včas.

Právny rámec

Naše zásady spracúvania údajov sú v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov, najmä s nasledujúcimi:

• Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov
• Zákon CXII z roku 2011 o informačnom sebaurčení a slobode informácií
• Zákon V z roku 2013 o Občianskom zákonníku
• Zákon CVIII z roku 2001 o niektorých otázkach služieb elektronického obchodu a služieb informačnej spoločnosti
• Zákon C z roku 2003 o elektronických komunikáciách
• Zákon CLV z roku 1997 o ochrane spotrebiteľa
• Zákon CLXV z roku 2013 o sťažnostiach a oznámeniach verejného záujmu
• Zákon I z roku 2012 o Zákonníku práce
• Zákon XLVIII z roku 2008 o základných požiadavkách a niektorých obmedzeniach komerčných reklamných aktivít

Definície

"Platform": aplikácie a ďalšie populárne sociálne platformy a chatové widgety vložené na webových stránkach, prostredníctvom ktorých koncoví používatelia využívajú chatbotové služby.

"Koncový používateľ": klienti/odberatelia/partneri našich partnerov, teda každá fyzická alebo právnická osoba, neinkorporovaná iná organizácia, ktorá využíva chatbotové služby na platformách našich partnerov, registruje sa na platformách za účelom využívania chatbotových služieb a využíva funkcie chatbotových služieb, a v rámci toho poskytuje – podľa vlastného uváženia – svoje údaje.

"Chatbotová služba": inteligentná chatbotová technológia poskytujúca automatickú komunikáciu prístupnú koncovým používateľom a prispôsobenú našou spoločnosťou podľa očakávaní našich partnerov. Naše chatboty simulujú konverzáciu s koncovým používateľom, poskytujú im informácie a služby.

Naša spoločnosť

• Názov: Talk-A-Bot Kft.
• Sídlo: 1114 Budapest, Bartók Béla út 29. 1. emelet 4.
• IČO: 01-09-286391
• DIČ: 25735967-2-43
• Webová stránka: https://talkabot.net/
• E-mail: info@talkabot.net
• Zastúpená: Ákos Gyula Deliága, Gergely Ákos Kalydi, konatelia, každý samostatne

Podľa článku 37 GDPR naša spoločnosť nie je povinná určiť zodpovednú osobu za ochranu údajov, avšak vaše otázky súvisiace s ochranou údajov prijímame na nasledujúcom e-maile: dpo@talkabot.net

Prenos údajov

Naša spoločnosť za účelom poskytovania kvalitných služieb využíva služby dodávateľov tretích strán, spracovateľov údajov, v niektorých prípadoch považovaných aj za samostatných prevádzkovateľov údajov.

Naši spracovatelia údajov sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti a zmluvnou zárukou zachovania osobných údajov získaných počas plnenia ich úloh a osobné údaje spracúvajú výlučne na účel a podľa pokynov uvedených v zmluve uzavretej medzi nimi. V prípade zmeny okruhu našich partnerov budú zmeny zapísané v týchto Zásadách.

Okrem toho existujú externí poskytovatelia služieb, ktorým sa – priamo alebo nepriamo – za účelom poskytovania služieb prenášajú alebo by sa mohli prenášať osobné údaje. Externými poskytovateľmi služieb sú aj tí poskytovatelia, s ktorými prevádzkovateľ údajov nie je v zmluvnom vzťahu, avšak na poskytovanie služieb našim partnerom – či už s prispením dotknutej osoby alebo bez neho – majú z dôvodu prístupu k platformám a údajom dostupným na týchto platformách možnosť zhromažďovať údaje o dotknutých osobách a aktivitách všetkých koncových používateľov, z ktorých v určitých prípadoch možno koncových používateľov identifikovať.

Externí poskytovatelia služieb sa považujú za samostatných prevádzkovateľov údajov a účel a rámec spracúvania údajov definujú samostatne v súlade s vlastnými zásadami ochrany osobných údajov. Takýmito externými poskytovateľmi služieb sú napríklad, ak komunikujete s príslušnými platformami: Facebook Ireland LTD, Google LLC, Instagram LLC, Twitter International Company, Viber Media LLC.

O našom spracúvaní údajov, účeloch a zásadách

Spolu s našimi partnermi je naším prioritným cieľom chrániť osobné údaje dotknutých osôb a rešpektovať právo dotknutých osôb na informačné sebaurčenie, chrániť ich súkromie, preto s osobnými údajmi zaobchádzame dôverne a prijímame všetky bezpečnostné, technické a organizačné opatrenia, ktoré zaručujú bezpečnosť takýchto údajov.

O našom spracúvaní údajov môžeme všeobecne povedať, že berieme do úvahy nasledujúce zásady:

• "Zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť": osobné údaje spracúvame zákonne, spravodlivo a transparentne vo vzťahu k dotknutej osobe.
• "Obmedzenie účelu": osobné údaje zhromažďujeme na konkrétne, výslovne uvedené a legitímne účely a ďalej ich nespracúvame spôsobom nezlučiteľným s týmito účelmi.
• "Minimalizácia údajov": primerané, relevantné a obmedzené na rozsah nevyhnutný vo vzťahu k účelom, na ktoré sa spracúvajú.
• "Správnosť": presný a v prípade potreby aktualizovaný rozsah údajov; prijímame všetky primerané opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa nepresné osobné údaje bez zbytočného odkladu vymazali alebo opravili.
• "Obmedzenie uchovávania": pri výbere formy uchovávania sa zameriavame na to, aby osobné údaje boli identifikované nie dlhšie, ako je nevyhnutné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú.
• "Integrita a dôvernosť": údaje spracúvame spôsobom, ktorý zabezpečuje primeranú bezpečnosť osobných údajov, vrátane ochrany pred neoprávneným alebo nezákonným spracúvaním a pred náhodnou stratou, zničením alebo poškodením, a to prostredníctvom primeraných technických alebo organizačných opatrení.

Naša spoločnosť spolupracuje v dobrej viere a v súlade s požiadavkami transparentnosti a spravodlivosti s dotknutými osobami počas spracúvania údajov. Naša spoločnosť spracúva len tie údaje, ktoré stanovuje zákon alebo ktoré poskytli dotknuté osoby, na účely spracúvania uvedené v nasledujúcom texte.

Naša spoločnosť neprenáša spracúvané osobné údaje žiadnej tretej strane okrem spracovateľov a externých dodávateľov uvedených v tomto dokumente. Výnimkou z týchto ustanovení je používanie údajov v štatisticky súhrnnej forme, ktorá nesmie obsahovať údaje vhodné na identifikáciu dotknutého používateľa.

Dotknuté osoby sú oprávnené kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.

Spracúvanie údajov súvisiace s chatbotovou službou

Účel

Prevádzka chatbotovej aplikácie u partnerov, poskytovanie chatbotovej služby. Podrobnejšie: prvým krokom oboznámenia sa s botom po nadviazaní kontaktu s chatbotom je porozumenie súvisiacemu informačnému dokumentu o spracúvaní údajov a vyjadrenie jeho obsahu. V prípade neprispôsobenia bot zaznamená, že dotknutá osoba si neželá bližšie sa oboznámiť s botom.

V súvislosti s našimi chatbotovými službami sú údaje poskytnuté koncovým používateľom spracúvané našou spoločnosťou na nasledujúce účely: efektívne poskytovanie chatbotovej služby; identifikácia koncových používateľov registrovaných na platforme; využívanie chatbotových služieb dostupných na platformách; poskytovanie informácií používateľom registrovaným na platforme o fungovaní chatbotových služieb; riešenie prevádzkových problémov; uzavretie zmluvy, definovanie a zmena jej obsahu, plnenie zmluvy a sledovanie jej plnenia, fakturácia súvisiacich poplatkov, ako aj uplatňovanie súvisiacich právnych nárokov; zabezpečenie komunikácie medzi našimi partnermi a koncovým používateľom; plnenie úloh zákazníckeho servisu, vybavovanie sťažností; využívanie údajov na súhrnné, anonymizované a štatistické účely; uľahčenie a zabezpečenie platobnej činnosti; zvyšovanie efektivity, zlepšovanie prevádzky a rozvoj platformy; personalizácia a prispôsobenie účtu koncového používateľa na platforme.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR – dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viacero konkrétnych účelov. Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa údajov.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Údaje nevyhnutne potrebné na prevádzku chatbota a sprístupnené na základe štandardných nastavení platformy zvolenej zákazníkom, najmä: ID používateľa aplikácie, používateľské meno, URL profilového obrázka, ako aj akékoľvek ďalšie údaje poskytnuté koncovým používateľom v rámci interakcie s chatbotom; v prípade Viber aj údaje zdieľané s platformou (Viber ID, telefónne číslo); údaje poskytnuté zákazníkom na účely identifikácie (napr. interný identifikátor, firemná e-mailová adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa, údaje o prevádzke/lokalite, určité znaky DIČ a/alebo čísla sociálneho poistenia). Okrem toho platforma používaná používateľom na službu, jazyk, dátum registrácie, údaje poskytnuté počas chatovej komunikácie.

Trvanie spracúvania údajov

Dokým dotknutá osoba neodvolá svoj súhlas. Jeden rok po poslednej aktivite koncového používateľa (ak koncový používateľ nepoužije chatbotovú službu znova do jedného roka od poslednej aktivity) sa osobné údaje chatbotových konverzácií anonymizujú (ID sa oddelí od koncového používateľa). Po piatich rokoch od poslednej aktivity sa všetky údaje chatbotovej konverzácie vymažú.

Spracúvanie údajov zmluvných partnerov

Účel

Naša spoločnosť na právnom základe plnenia zmluvy spracúva údaje partnerov uzatvárajúcich zmluvu ako odberateľ, dodávateľ a ich kontaktných osôb s cieľom uzavretia, plnenia, ukončenia zmluvy alebo poskytnutia plnenia.

Právny základ

Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrení pred uzavretím zmluvy na žiadosť dotknutej osoby [článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR].

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Meno, rodné meno, dátum narodenia, meno matky, adresa, daňový kód, daňové identifikačné číslo, číslo preukazu SZČO, číslo občianskeho preukazu, sídlo, adresa prevádzkarne, telefónne číslo, e-mailová adresa, adresa webovej stránky, číslo bankového účtu, číslo odberateľa, online identifikácia fyzickej osoby.

Trvanie

Naša spoločnosť spracúva osobné údaje uvedené v zmluve po dobu 8 rokov po skončení vzťahu poskytujúceho právny základ, s prihliadnutím na plnenie účtovných a daňových povinností, ako aj 5 rokov po zániku kontaktnej kvality.

Spracúvanie údajov uchádzačov o zamestnanie

Účel

V prípade uchádzania sa o pozíciu v našej spoločnosti je prihlášku podanú uchádzačom na adresu jobs@talkabot.net spracúva naša spoločnosť počas realizácie výberového konania a výberu, poznávania odborných a ľudských hodnôt, úrovne vzdelania, predchádzajúcich pracovných skúseností uchádzačov s cieľom nájsť najlepšieho kandidáta na obsadenie voľnej pozície.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby [článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR], keďže podaním prihlášky našej spoločnosti dotknutá osoba jasne a aktívne vyjadruje súhlas so spracúvaním osobných údajov predložených pri uchádzaní sa.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Osobné údaje obsiahnuté v prihláške predloženej našej spoločnosti, teda predovšetkým životopis a motivačný list.

Trvanie

Výlučne do obsadenia pozície, maximálne však 1 rok.

Daňové a účtovné povinnosti

Účel

Naša spoločnosť za účelom plnenia daňových a účtovných povinností stanovených zákonom spracúva osobné údaje stanovené zákonom tých osôb, ktoré s ňou uzavreli zmluvu ako odberateľ alebo dodávateľ.

Právny základ

Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorej podlieha prevádzkovateľ [článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR].

Trvanie

Na základe § 169 ods. 2 zákona z roku 2000 o účtovníctve, 8 rokov po skončení vzťahu poskytujúceho právny základ.

Spracúvanie údajov pri žiadosti o kontakt

Účel

Ktokoľvek sa môže spojiť s našou spoločnosťou prostredníctvom našej webovej stránky. V prípade, že naša spoločnosť dostane akékoľvek žiadosti, naša spoločnosť spracúva otázky a celý obsah týchto žiadostí za účelom zodpovedania žiadostí adresovaných našej spoločnosti.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby [článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR], keďže adresovaním žiadostí našej spoločnosti dotknutá osoba jasne a aktívne vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Osobné údaje obsiahnuté v žiadostiach, teda predovšetkým meno, e-mailová adresa, telefónne číslo, predmet žiadosti a všetky informácie zdieľané s našou spoločnosťou.

Trvanie

Do úplného zodpovedania žiadosti, maximálne však 1 rok.

Spracúvanie údajov v rámci newslettera

Účel

Naša spoločnosť z času na čas zasiela informácie o nových chatbotových riešeniach, správy o našich prevádzkovaných chatbotoch a chatbotové novinky z celého sveta.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby [článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR], keďže prihlásením sa na odber služieb dotknutá osoba jasne a aktívne vyjadruje svoj súhlas.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Predovšetkým e-mailová adresa a meno použité na prihlásenie sa na odber.

Trvanie

Dokým sa jednotlivci neodhlásia zo služby newslettera.

Ďalšie informácie

Prenosy údajov dotknutých osôb sa musia uskutočňovať výlučne v rámci stanovenom legislatívou. Na účely poskytovania informácií, hlásenia údajov alebo sprístupnenia dokumentov sa na našu spoločnosť obráti súd, prokuratúra a iné orgány. V týchto prípadoch musíme splniť svoju povinnosť poskytnúť údaje, ale výlučne v rozsahu, ktorý je absolútne nevyhnutný na dosiahnutie cieľa dopytu.

Osobné údaje chránime primeranými technickými a inými opatreniami, zabezpečujeme aj ochranu a dostupnosť údajov, ako aj ich ochranu pred neoprávneným prístupom, zmenou, poškodením a zverejnením a neoprávneným použitím. Naša spoločnosť urobí všetko, čo je v jej silách, aby procesy boli čo najbezpečnejšie.

Spolu s našimi partnermi prijímame opatrenia predpísané v článku 32 nariadenia GDPR, to znamená, že s prihliadnutím na najnovšie poznatky, náklady na implementáciu a povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania, ako aj na riziko rôznej pravdepodobnosti a závažnosti pre práva a slobody fyzických osôb implementujeme primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie úrovne bezpečnosti primeranej riziku, vrátane okrem iného: pseudonymizácie a šifrovania osobných údajov; schopnosti zabezpečiť trvalú dôvernosť, integritu, dostupnosť a odolnosť systémov a služieb spracúvania; schopnosti obnoviť dostupnosť osobných údajov a prístup k nim včas v prípade fyzického alebo technického incidentu; procesu pravidelného testovania, posudzovania a hodnotenia účinnosti technických a organizačných opatrení na zabezpečenie bezpečnosti spracúvania.

Práva a súdna ochrana

Dotknuté osoby sú oprávnené požiadať o informácie o spracúvaní údajov, požiadať o opravu, zmenu a doplnenie svojich osobných údajov, namietať voči spracúvaniu údajov a požiadať o vymazanie svojich údajov (s výnimkou zákonného spracúvania údajov), domáhať sa súdnej ochrany, podať žalobu alebo iniciovať konanie na dozornom orgáne.

Dozorný orgán: Národný úrad pre ochranu údajov (Poštová adresa: PO Box: 603, Budapest, H-1374; Adresa: Falk Miksa street 22/c, Budapest, H-1055; telefón: +36-1-391-1400, fax: +36-1-391-1410, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, web: www.naih.hu).

Avšak láskavo vás žiadame, aby ste sa pred obrátením sa na dozorný orgán alebo súd so sťažnosťou najprv obrátili na našu spoločnosť za účelom konzultácie a čo najrýchlejšieho vyriešenia vzniknutého problému. Naša spoločnosť sa zaväzuje poskytnúť informácie na žiadosť dotknutých osôb o ich spracúvaných údajoch, o ich zdrojoch, o účele a základe spracúvania, o dobe spracúvania a o okolnostiach, účinkoch porušenia ochrany osobných údajov a o opatreniach prijatých na ich kontrolu a predchádzanie. Informácie o týchto typoch dopytov poskytneme čo najskôr, maximálne do 1 mesiaca.

V prípade námietky voči spracúvaniu údajov naša spoločnosť preskúma námietku v lehote kratšej ako 1 mesiac od podania žiadosti. O rozhodnutí našej spoločnosti vydáme písomné vyjadrenie. V prípade oprávnenej námietky ukončíme spracúvanie a vymažeme dotknuté údaje.