Polityka Prywatności

Nasza firma w niniejszej Polityce Prywatności przedstawia informacje dotyczące przetwarzania danych (nie tylko tych związanych z naszymi chatbotami), zasady ochrony i przetwarzania danych, do których przestrzegania zobowiązuje się nasza Firma, oraz przedstawia wymogi prawne i inne, które są określone i przestrzegane wobec jej Partnerów, jak i wobec siebie samej: w zwięzłej, przejrzystej, dostępnej i łatwo osiągalnej formie, sporządzonej jasno i prosto.

Celem naszej Firmy w ramach niniejszej Polityki Prywatności jest umożliwienie osobom fizycznym uczestniczącym w przetwarzaniu danych, czy to Klientom, Partnerom, Pracownikom, innym Osobom Zainteresowanym, Subskrybentom, Dostawcom, Agentom Handlowym, Użytkownikom Końcowym (dalej zwanym Osobami Zainteresowanymi), uzyskania informacji przed przetwarzaniem, za pośrednictwem niniejszej Polityki Prywatności, o celu przetwarzania, przebiegu przetwarzania oraz umożliwienie im przejrzenia i rozpoznania, jaki wpływ ma dane przetwarzanie danych na ich prawo do informacyjnego samostanowienia i sfery prywatnej, a także podjęcia decyzji dotyczącej zgody na przetwarzanie danych na tej podstawie.

Ponieważ zasadniczo nie działamy samodzielnie, lecz w celu skuteczniejszego funkcjonowania naszej usługi chatbotowej korzystamy z różnych portali społecznościowych naszych Partnerów oraz platform widgetów czatowych osadzonych na stronach internetowych Partnerów, dlatego prosimy o zapoznanie się również z informacjami o ochronie danych platform, z których Państwo korzystają, ponieważ nasza Firma jest zobowiązana zarówno przez praktyki i polityki ochrony danych tych podmiotów trzecich, jak i przez własne regulacje.

Niniejsza Polityka Prywatności jest stale dostępna na stronie głównej witryny internetowej naszej Firmy, pod adresem https://talkabot.net/, z zastrzeżeniem, że nasza Firma zastrzega sobie prawo do jej modyfikacji. O wszelkich modyfikacjach informujemy osoby zainteresowane z wyprzedzeniem i w odpowiednim czasie.

Ramy prawne

Nasze zasady przetwarzania danych są zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w szczególności z następującymi:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (GDPR)
• Ustawa CXII z 2011 r. o prawie do informacyjnego samostanowienia i wolności informacji
• Ustawa V z 2013 r. Kodeks cywilny
• Ustawa CVIII z 2001 r. o niektórych zagadnieniach usług handlu elektronicznego i usług społeczeństwa informacyjnego
• Ustawa C z 2003 r. o łączności elektronicznej
• Ustawa CLV z 1997 r. o ochronie konsumentów
• Ustawa CLXV z 2013 r. o skargach i zgłoszeniach w interesie publicznym
• Ustawa I z 2012 r. Kodeks pracy
• Ustawa XLVIII z 2008 r. o podstawowych wymaganiach i niektórych ograniczeniach działalności reklamowej

Definicje

"Platforma": aplikacje i inne popularne platformy społecznościowe oraz widgety czatowe osadzone na stronach internetowych, za pośrednictwem których użytkownicy końcowi korzystają z Usług Chatbota.

"Użytkownik końcowy": klienci/subskrybenci/partnerzy naszych Partnerów, tj. każda osoba fizyczna lub prawna, organizacja nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Usług Chatbota na Platformach naszych Partnerów, rejestruje się na Platformach w celu korzystania z Usług Chatbota i korzysta z funkcji Usług Chatbota, a w ramach tego – według własnego uznania – podaje swoje dane.

"Usługa chatbota": inteligentna technologia chatbotowa zapewniająca automatyczną komunikację dostępną dla Użytkowników Końcowych, dostosowana przez naszą Firmę do oczekiwań naszych Partnerów. Nasze chatboty symulują rozmowę z Użytkownikiem Końcowym, dostarczając mu informacji i usług.

Nasza Firma

• Nazwa: Talk-A-Bot Kft.
• Siedziba: 1114 Budapest, Bartók Béla út 29. 1. emelet 4.
• Numer rejestracyjny: 01-09-286391
• Numer podatkowy: 25735967-2-43
• Strona internetowa: https://talkabot.net/
• E-mail: info@talkabot.net
• Reprezentowana przez: Ákos Gyula Deliága, Gergely Ákos Kalydi – dyrektorzy zarządzający, każdy samodzielnie

Zgodnie z art. 37 GDPR nasza firma nie jest zobowiązana do wyznaczenia inspektora ochrony danych, jednakże pytania związane z ochroną danych przyjmujemy pod adresem e-mail: dpo@talkabot.net

Przekazywanie danych

Nasza Firma w celu świadczenia usług wysokiej jakości korzysta z usług zewnętrznych dostawców, (pod-)przetwarzających dane, w niektórych przypadkach uznawanych również za samodzielnych administratorów danych.

Nasi przetwarzający dane są zobowiązani do zachowania tajemnicy i gwarancji umownych dotyczących ochrony danych osobowych uzyskanych podczas wykonywania powierzonych im zadań, a dane osobowe przetwarzają wyłącznie w celach i zgodnie z instrukcjami określonymi w zawartej między nimi umowie. W przypadku zmiany zakresu naszych partnerów, modyfikacje zostaną uwzględnione w niniejszej Polityce.

Ponadto istnieją zewnętrzni dostawcy usług, którym – bezpośrednio lub pośrednio – w celu świadczenia usług przekazywane są lub mogą być przekazywane dane osobowe. Za zewnętrznych dostawców usług uważa się również tych dostawców usług, z którymi administrator danych nie pozostaje w stosunku umownym, jednakże w celu świadczenia usług na rzecz naszych Partnerów – za zgodą Osoby Zainteresowanej lub bez niej – mają dostęp do platform i danych na nich dostępnych, a tym samym mogą gromadzić dane o Osobie Zainteresowanej i aktywności wszystkich użytkowników końcowych, na podstawie których w niektórych przypadkach użytkownicy końcowi mogą zostać zidentyfikowani.

Zewnętrzni dostawcy usług są uważani za samodzielnych administratorów danych i w związku z tym określają cel i ramy przetwarzania danych samodzielnie, zgodnie z własną polityką prywatności. Takimi zewnętrznymi dostawcami usług są na przykład, w przypadku interakcji z odpowiednimi platformami: Facebook Ireland LTD, Google LLC, Instagram LLC, Twitter International Company, Viber Media LLC.

O naszym przetwarzaniu danych, celach i zasadach

Wspólnie z naszymi Partnerami priorytetowym celem jest ochrona danych osobowych osób, których dane dotyczą, oraz poszanowanie prawa do informacyjnego samostanowienia osób, których dane dotyczą, ochrona ich sfery prywatnej, dlatego dane osobowe traktujemy poufnie i podejmujemy wszelkie środki bezpieczeństwa, techniczne i organizacyjne gwarantujące bezpieczeństwo takich danych.

O naszym przetwarzaniu danych można ogólnie powiedzieć, że uwzględniamy następujące zasady:

• "Zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość": przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.
• "Ograniczenie celu": dane osobowe zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
• "Minimalizacja danych": adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
• "Prawidłowość": prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; podejmujemy wszelkie rozsądne działania, aby zapewnić niezwłoczne usunięcie lub sprostowanie nieprawidłowych danych osobowych.
• "Ograniczenie przechowywania": przy wyborze formy przechowywania koncentrujemy się na tym, aby dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których dane osobowe są przetwarzane.
• "Integralność i poufność": przetwarzamy dane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

Nasza Firma współpracuje w dobrej wierze i zgodnie z wymogami przejrzystości i rzetelności z osobami, których dane dotyczą, w trakcie przetwarzania danych. Nasza Firma przetwarza wyłącznie dane przewidziane prawem lub udostępnione przez osoby, których dane dotyczą, w celach przetwarzania danych wymienionych poniżej.

Nasza Firma nie przekazuje przetwarzanych danych osobowych żadnym podmiotom trzecim, oprócz Przetwarzających i Zewnętrznych dostawców wymienionych w niniejszej Informacji. Wyjątkiem od tych postanowień jest wykorzystanie danych w statystycznie zagregowanej formie, która nie może zawierać danych umożliwiających identyfikację danego Użytkownika.

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do wycofania swojej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej wycofaniem.

Przetwarzanie danych związane z Usługą Chatbota

Cel

Eksploatacja aplikacji Chatbot u Partnerów, świadczenie Usługi Chatbota. Bardziej szczegółowo: pierwszym krokiem zapoznania się z botem po nawiązaniu kontaktu z chatbotem jest zapoznanie się z odpowiednią informacją o przetwarzaniu danych i wyrażenie zgody na jej treść. W przypadku braku akceptacji bot odnotowuje, że osoba, której dane dotyczą, nie życzy sobie bliższego zapoznania się z botem.

W związku z naszymi Usługami Chatbota dane podane przez Użytkownika Końcowego są kontrolowane i przetwarzane przez naszą Firmę w następujących celach: skuteczne świadczenie Usługi Chatbota; identyfikacja użytkowników końcowych zarejestrowanych na Platformie; korzystanie z Usług Chatbota dostępnych na Platformach; informowanie użytkowników zarejestrowanych na Platformie o funkcjonowaniu Usług Chatbota; rozwiązywanie problemów operacyjnych; zawieranie umowy, określanie i modyfikowanie jej treści, realizacja umowy i monitorowanie jej realizacji, fakturowanie powiązanych opłat oraz dochodzenie powiązanych roszczeń prawnych; zapewnienie komunikacji między naszymi Partnerami a Użytkownikiem Końcowym; realizacja zadań obsługi klienta, rozpatrywanie reklamacji; wykorzystanie danych w celach zbiorczych, zanonimizowanych i statystycznych; ułatwienie i zapewnienie działalności płatniczej; zwiększanie efektywności, doskonalenie funkcjonowania i rozwój Platformy; personalizacja i dostosowywanie konta Użytkownika Końcowego na Platformie.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. a) GDPR – osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów. Art. 6 ust. 1 lit. f) GDPR – prawnie uzasadniony interes administratora danych.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Dane ściśle niezbędne do działania chatbota i udostępnione na podstawie standardowych ustawień Platformy wybranej przez Klienta, w szczególności: identyfikator użytkownika aplikacji, nazwa użytkownika, URL zdjęcia profilowego, a także wszelkie inne dane podane przez Użytkownika Końcowego w interakcji z Chatbotem; w przypadku Viber dane udostępniane również platformie (Viber ID, numer telefonu); dane podane przez Klienta w celach identyfikacyjnych (np. identyfikator wewnętrzny, służbowy adres e-mail, adres e-mail, numer telefonu, adres, dane lokalu/lokalizacji, określone znaki numeru identyfikacji podatkowej i/lub numeru ubezpieczenia społecznego). Ponadto platforma wykorzystywana przez użytkownika do korzystania z usługi, język, data rejestracji, dane podane podczas komunikacji czatowej.

Czas przetwarzania danych

Do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą. Po upływie jednego roku od ostatniej aktywności Użytkownika Końcowego (jeśli Użytkownik Końcowy nie skorzysta ponownie z usługi chatbota w ciągu jednego roku od ostatniej aktywności) dane osobowe z rozmów chatbotowych zostają zanonimizowane (identyfikator zostaje oddzielony od Użytkownika Końcowego). Po upływie pięciu lat od ostatniej aktywności wszystkie dane z rozmów chatbotowych zostają usunięte.

Przetwarzanie danych Partnerów kontraktowych

Cel

Nasza Firma na podstawie prawnej wykonania umowy przetwarza dane partnerów zawierających umowy jako nabywca, dostawca oraz ich osób kontaktowych w celu zawarcia, wykonania, rozwiązania umowy lub przyznania świadczenia.

Podstawa prawna

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy [art. 6 ust. 1 lit. b) GDPR].

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Imię i nazwisko, nazwisko rodowe, data urodzenia, nazwisko panieńskie matki, adres, kod podatkowy, numer podatkowy, numer karty rolnika indywidualnego, numer dowodu osobistego, siedziba, adres zakładu, numer telefonu, adres e-mail, adres strony internetowej, numer rachunku bankowego, numer klienta, identyfikator online osoby fizycznej.

Czas trwania

Nasza Firma przetwarza dane osobowe zawarte w umowie przez 8 lat po zakończeniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę prawną, z uwzględnieniem obowiązków rachunkowych i podatkowych, a także przez 5 lat po ustaniu statusu osoby kontaktowej.

Przetwarzanie danych kandydatów do pracy

Cel

W przypadku ubiegania się o stanowisko w naszej Firmie, dokumenty aplikacyjne przesłane na adres jobs@talkabot.net przez kandydata są przetwarzane przez naszą Firmę podczas procesu rekrutacji i selekcji, w celu poznania wartości zawodowych i osobistych, poziomu wykształcenia, wcześniejszego doświadczenia zawodowego kandydatów, w celu znalezienia najlepszego kandydata na wolne stanowisko.

Podstawa prawna

Zgoda osoby, której dane dotyczą [art. 6 ust. 1 lit. a) GDPR], mając na uwadze, że przesyłając dokumenty aplikacyjne do naszej Firmy, osoba, której dane dotyczą, wyraźnie i aktywnie wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przekazanych w ramach aplikacji.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Dane osobowe zawarte w dokumentach aplikacyjnych przesłanych do naszej Firmy, a więc przede wszystkim CV i list motywacyjny.

Czas trwania

Wyłącznie do momentu obsadzenia stanowiska, ale maksymalnie do 1 roku.

Obowiązki podatkowe i rachunkowe

Cel

Nasza Firma, w celu wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych przewidzianych prawem, przetwarza dane osobowe określone prawem osób zawierających z nią umowy jako nabywca lub dostawca.

Podstawa prawna

Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze [art. 6 ust. 1 lit. c) GDPR].

Czas trwania

Na podstawie art. 169 ust. 2 ustawy z 2000 r. o rachunkowości, 8 lat po zakończeniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę prawną.

Przetwarzanie danych dotyczących zapytań kontaktowych

Cel

Każdy może skontaktować się z naszą Firmą za pośrednictwem naszej strony internetowej. W przypadku otrzymania zapytań nasza Firma przetwarza pytania i całą treść tych zapytań w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania skierowane do naszej Firmy.

Podstawa prawna

Zgoda osoby, której dane dotyczą [art. 6 ust. 1 lit. a) GDPR], mając na uwadze, że kierując zapytania do naszej Firmy, osoba, której dane dotyczą, wyraźnie i aktywnie wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Dane osobowe zawarte w zapytaniach, a więc przede wszystkim imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, temat zapytania i wszystkie informacje przekazane naszej Firmie.

Czas trwania

Do momentu pełnego udzielenia odpowiedzi na zapytanie, ale maksymalnie do 1 roku.

Przetwarzanie danych związane z newsletterem

Cel

Nasza Firma od czasu do czasu przesyła informacje o nowych rozwiązaniach chatbotowych, raporty o naszych działających chatbotach oraz wiadomości o chatbotach z całego świata.

Podstawa prawna

Zgoda osoby, której dane dotyczą [art. 6 ust. 1 lit. a) GDPR], mając na uwadze, że zapisując się na nasze usługi, osoba, której dane dotyczą, wyraźnie i aktywnie wyraża swoją zgodę.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Przede wszystkim adres e-mail i imię użyte do subskrypcji.

Czas trwania

Do momentu wypisania się z usługi newslettera.

Dodatkowe informacje

Przekazywanie danych osób, których dane dotyczą, musi odbywać się wyłącznie w ramach określonych przepisami prawa. W celu udzielenia informacji, przekazania danych lub udostępnienia dokumentów z naszą Firmą mogą się kontaktować sądy, prokuratura i inne organy. W takich przypadkach musimy wypełnić obowiązek przekazania danych, ale wyłącznie w zakresie absolutnie niezbędnym do osiągnięcia celu zapytania.

Chronimy dane osobowe odpowiednimi środkami technicznymi i innymi, zapewniamy również ochronę i dostępność danych oraz chronimy je przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, uszkodzeniem i ujawnieniem oraz nieuprawnionym wykorzystaniem. Nasza Firma dokłada wszelkich starań, aby procesy były jak najbezpieczniejsze.

Wspólnie z naszymi Partnerami podejmujemy środki przewidziane w art. 32 GDPR, to znaczy, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszty wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa odpowiadającego temu ryzyku, w tym między innymi w stosownych przypadkach: pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych; zdolność do zapewnienia ciągłej poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania; zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; proces regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Prawa i środki prawne

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo żądać informacji o przetwarzaniu danych, żądać sprostowania, modyfikacji i uzupełnienia swoich danych osobowych, sprzeciwić się przetwarzaniu danych i żądać usunięcia swoich danych (z wyjątkiem ustawowego przetwarzania danych), dochodzić ochrony sądowej, wnosić roszczenia lub wszczynać postępowanie przed organem nadzorczym.

Organ nadzorczy: Krajowa Agencja Ochrony Danych (adres pocztowy: skr. poczt. 603, Budapeszt, H-1374; adres: Falk Miksa utca 22/c, Budapeszt, H-1055; telefon: +36-1-391-1400, faks: +36-1-391-1410, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, strona: www.naih.hu).

Jednakże prosimy o skontaktowanie się z naszą Firmą przed zwróceniem się do organu nadzorczego lub sądu ze skargą, w celu konsultacji i jak najszybszego rozwiązania problemu. Nasza Firma zobowiązuje się na wniosek osób, których dane dotyczą, do udzielenia informacji o przetwarzanych i kontrolowanych danych, o ich źródłach, o celu i podstawie przetwarzania, o czasie przetwarzania, a także o okolicznościach, skutkach naruszenia ochrony danych osobowych oraz o środkach podjętych w celu ich kontrolowania i zapobiegania im. Informacji dotyczących tego typu zapytań udzielamy możliwie jak najszybciej, maksymalnie w ciągu 1 miesiąca.

W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych nasza Firma zbada sprzeciw w ciągu 1 miesiąca od złożenia wniosku. O decyzji naszej Firmy poinformujemy na piśmie. W przypadku uzasadnionego sprzeciwu przetwarzanie zostanie zakończone, a dane zostaną usunięte.