Az elmúlt évtizedekben a technológia fejlődése óriási hatást gyakorolt a vállalatok HR osztályainak életére. Minden egyes fejlődési lépcsőfok alapjaiban változtatta meg a HR munka folyamatát. A mai világban már minden cég életét átszövi a technológia – nincs ez másképp a HR területével sem, különösképp a vállalati belső kommunikációt illetően.
Nézzük át az elmúlt néhány évtized technológiai forradalmát a HR szemszögéből a faxgéptől a chatbotokig.
A hőskor
A HR a születésétől egészen a hetvenes évekig szinte teljesen papíralapon működött. Nem léteztek a nagyvállalati ügyviteli rendszerek (ERP) vagy a munkavállalói adatbázisok, pláne nem léteztek automatizált értesítési szolgáltatások. A dokumentumok kézbesítését szó szerint kellett érteni, vagy a postás vagy a futár szállította a munkavállalóhoz.
Természetesen a rendszer lassú volt, és nehézkes. Ha a küldés során elveszett egy dokumentum, a pótlása hosszú munkaórákat vett igénybe, hiszen az eredeti példányt kellett újra elkészíteni. A válasz is lassan érkezett vissza, az esetleges módosítások és javítások pedig újabb értékes órákat, ha nem napokat igényeltek.
A faxgépet – bár sokkal korábban feltalálták – csak a 80-as évektől kezdték általánosan szolgálatba állítani a HR munkafolyamatok segítésére. Az elterjedést az is lassította, hogy ahhoz, hogy egy faxot küldeni tudjunk, értelemszerűen nemcsak az üzenet küldőjének, hanem a fogadónak is rendelkeznie kellett egy akkoriban meglehetősen drága faxgéppel.
Ma már megmosolyogtató látvány egy csipogó-hörgő faxgép, de akkoriban óriási előrelépésnek számított, hogy külön telephelyen lévő irodák között pillanatok alatt lehetett szerződéseket és más dokumentumokat küldözgetni, ráadásul úgy, hogy az eredeti példány a HR iroda biztonságában maradhatott.
90-es évek – az internet színrelép
A kilencvenes évek forradalmi újdonsága volt az internek, ami alapjában változtatta meg (sok minden más mellett) a HR működését is. Lényegében az egész világ egyetlen hálózatban kapcsolódott össze, az e-mailek innentől nemcsak a cégen belül utazhattak, hanem gyakorlatilag bárhová, és a vállalat weboldalát bárhonnan el lehetett érni.
Ez a toborzás számára jelentett a korábbiakhoz képest végtelen lehetőségeket, hiszen a helyi lapokban megjelentetett hirdetések csak a potenciális pályázók szűk köréhez juthattak el, míg innentől bárki, akinek volt internet elérése, találkozhatott az állásajánlatokkal.
A világ első toborzó weboldala a monster.com 1994-ben indult. Mára megszámlálhatatlanul sok online toborzó eszköz keresi az új alkalmazottakat, beleértve a LinkedIn-t is, ahol azonnali kommunikációra van lehetőség a HR és az álláskereső között.
2018-ban az állásjelentkezések 85%-a online történt. Persze ma már az életeseményeink jelentős része kötődik a világhálóhoz valamilyen módon, mégis ki merte volna ezt megjósolni a 90-es évek elején? A digitális világ azóta is tartó exponenciális térhódítása az ERP rendszereket is egyre elterjedtebbé tette, újabb és újabb funkciókkal és lehetőségekkel segítve a munkavállalókat és a HR osztályokat, például bárhonnan és bármikor elérhető munkavállalói “önkiszolgáló” HR-platformokkal.
2000-es évek – az intranet átveszi az irányítást
A korai 2000-es években az e-mailen kívül semmi másra nem használták az internetet a vállalati belső kommunikációhoz – erre a célra született meg az intranet. Az intranet pontosan úgy működik, mint az internet, azzal a nem elhanyagolható különbséggel, hogy az elérhetősége kizárólag a cég belső kollégáira korlátozódik. Ennek az az előnye, hogy a vállalatot érintő információk, hírek, bejelentések, esetleg bizalmas vagy szenzitív anyagok nagyobb biztonsággal oszthatók meg rajta.
Valójában az intranet már az internet előtt is létezett, ám az internet 90-es évekbeli megjelenése az intranet szerepét és hasznosságát is felturbózta, hiszen onnantól az irodán kívülről is el lehetett érni a belső hálózatot.
Azok a nagy multinacionális vállalatok pl.: Pfizer, Dell, Hewlett-Packard), akik a legelsők között vezették be az intranetet, a mai napig élvezik ennek az előnyeit
Az intranet használatának az előnyei messze túlmutatnak a céges belső levelezésen és információ átadáson. Valójában egy kiváló, belső információs központként is hasznosítható, ahol a dolgozók a személyes, jelszóval védett accountjaikon keresztül férhetnek hozzá dokumentumokhoz, anyagokhoz és ezen keresztül a HR osztály is könnyebben tud kommunikálni velük, illetve meghatározott csoportjaikkal. Ez minden nagyméretű szervezet számára ma már nélkülözhetetlen eszközzé vált.
A Cisco Systems intranetje számos alkalommal nyert rangos nemzetközi díjakat kiválóságáért. A rendszerük sikerének titkát öt pontban foglalhatjuk össze:
- Élő audio-vizuális prezentációk lehetősége, a cég fontos emberei valós időben szólhatnak egyszerre akár az összes kollégához
- Mobilitás – azaz a rendszer biztonságosan érhető el bárhonnan a megfelelő eszközökkel.
- Közösség – az alkalmazottak közötti folyamatos interakció elősegíti a szakmai fejlődést
- Appok – könnyű hozzáférés a belső rendszerekhez
- Tartalom – szinte végtelen mennyiségű céges információ és tudásbázisaz alkalmazottak széles körének
Az intranet hozzáadott értéke a munkahelyi közösség építéséhez elvitathatatlan, és ennek csak egy része az, hogy a HR osztály is könnyebben tud kommunikálni az alkalmazottakkal, és ők is a HR-rel.
A jövőbeli technológiák felé egyértelmű az elvárás: az alkalmazottak a lehető legegyszerűbben és leggyorsabban szeretnének kommunikálni egymással és a vezetőséggel, illetve hozzáférni a szükséges anyagokhoz. Manapság a HR chatbotok tudják ezt az igényt a legjobban kielégíteni, de a kétezres évek intranet technológiai fejlődése nélkül a chatbotok sem tarthatnának ott, ahol ma tartanak.
Bár az intranet rendszerek a mai napig elterjedtek, sok helyen átadták a helyüket a dedikált HR portáloknak. A fő probléma az intranettel az, hogy a munkavállalóktól a HR felé áramló információkat nem kezeli elég hatékonyan.
Az első próbálkozások ennek orvoslására az élő chat bevezetése volt számos helyen, hiszen így könnyen kezelhető a kétirányú kommunikáció.
A HR portál lehetővé tette, hogy sokkal személyreszabottabb, egyedibb információkat is “önkiszolgáló” módon intézhessenek az alkalmazottak. Vegyük például a szabadságolás témáját. Ahhoz, hogy egy dolgozó megtudja, hogy hány nap szabadsága maradt az adott évben, korábban érintkezésbe kellett lépnie az egyik HR-essel. A portálon keresztül viszont nemcsak lekérdezheti az információt, de önállóan intézkedhet is, a szabadság kikérésével.
Azzal, hogy a dolgozók maguk elintézhettek egy sor ügyet, hatalmas erőforrások szabadulhattak fel a HR osztályon, amelyet sokkal fontosabb témákra lehetett átcsoportosítani. Akár a teljes onboarding folyamatot tudja az új belépő magának menedzselni, dokumentumokkal, eligazításokkal, munkahelyi szabályzatok, folyamatok megismerésével.
A visszajelzés funkció segítségével mind az alkalmazottak, mint a menedzsment értékes információt kaphat a saját teljesítményéről.
A továbbképzések terén is megkönnyítheti a HR munkát: a dolgozók maguk jelentkezhetnek különböző tréningekre, és az elvégzett kurzusok, és az egyéni fejlődés útja pontosan dokumentálva lesz a rendszerben, teljesen automatikusan, emberi közreműködés nélkül.
A tízes évek egyik legnagyszerűbb technológiai újítása is helyet kaphatott a HR portálokban: az azonnali üzenetküldés. Eredetileg a privát kommunikációban terjedt el az üzenetküldés a különböző platformokon (Messenger, Viber, Whatsup, stb), és 2013-ra már át is vette a vezető szerepet az sms-től.
