A 21. században a recruitment, azaz a toborzási folyamat elengedhetetlen része a gördülékeny kommunikáció a HR és a pályázó között. A mobileszközök és appok jelenlegi fejlettségi szintje mellett alapelvárás a munkavállalók részéről, hogy egyszerűen és lehetőleg azonnal választ kapjanak a kérdéseikre.
Nem véletlen, hogy éppen emiatt alkalmaz számos nagyvállalat chatbotot a toborzó honlapján vagy a Facebook oldalán.
Az üzenetküldő appoknak ma havi több, mint 4 milliárd aktív felhasználója van, a rajtuk küldött üzenetek legalább 90%-át megnyitják és elolvassák 3 percen belül. Miért lett ilyen népszerű a szöveges azonnali üzenet?
Kontroll
Mindenki bosszankodott már azon, hogy ismeretlen számról kéretlen telefonhívást kapott, ahelyett, hogy a hívó először e-mailben vagy szöveges üzenetben vette volna fel a kapcsolatot. Az elmúlt két évtizedben alapvetően változott meg az emberek telekommunikációs kapcsolattartási etikettje.
Manapság a telefonhívás egyre inkább tolakodónak minősül, mert mindenképp megzavarja a másik felet. Ugyanakkor az üzenetek esetén a felkeresett fél szabadon választhatja meg a válaszadás időpontját, megmarad számára a kontroll érzése. Különösen igaz ez a toborzási folyamat során, ahol a HR-es megtiszteli a kiszemelt jelöltet azzal, hogy ezt a szabadság érzést és kontrollt megadja neki.
Érték
Ha a toborzás során üzenetet küldünk hívás helyett a jelöltnek, ezzel azt is jelezzük felé, hogy
- számunkra értékes az ő ideje,
- tudjuk, hogy elfoglalt,
- tudjuk, hogy nem is biztos, hogy az adott pillanatban egyáltalán alkalmas neki a beszélgetés.
Rögtön az első pillanatban a lehető legjobb toborzási élményt biztosítjuk neki.Természetesen a folyamat során biztosan eljön az a pillanat, amikor a telefonhívás elkerülhetetlen lesz, de ezt a pillanatot számos üzenetváltásnak kell megelőznie, így a jelölt addigra eléggé fontosnak, és értékesnek érezheti magát.
Személyesség
Kutatások szerint az Y-generáció tagjainak 75%-a személyesebbnek érzi az üzenetküldést a telefonhívásnál. Mint fentebb volt róla szó, az üzenet fokozza a kontroll és az értékeltség érzetét, és ez egyenesen vezet oda, hogy ettől személyesebbnek is érzik ezt a kommunikációs formát.
A személyesség kritikus eleme a toborzási folyamatnak, hiszen a legtöbb esetben ennek épp az ellenkezőjét tapasztalja a jelöltek többsége. A személyesebb élmény biztosítása több, jobb minőségű leadet eredményezhet a recruitment során.
Transzparencia
A rossz kommunikáció mindig rossz tapasztalatot eredményez a jelentkezőknél. Nagyon sokan élik meg azt a frusztrációt, mikor a benyújtott jelentkezésüket még válaszra se méltatják. A minimum elvárás a HR-es felé, hogy válaszoljon minden jelentkezőnek, persze a valóságban ez nem mindig egyszerűen megvalósítható.
Ekkor lehet az automatizációt segítségül hívni néhány, a folyamatba beépített jól megtervezett lépéssel. Az üzenetküldő applikációba integrált chatbot jónéhány feladatot átvehet a HR-estől:
- Segít a pályázónak megtalálni a neki leginkább megfelelő pozíciót
- Leírást ad a folyamatról
- Időpontfoglalást elintézi, módosítások lehetőségével
- Emlékeztetőt küld az interjú időpontról
- Frissítést küld a pillanatnyi állapotról
- Végül az onboarding folyamatot is elindítja
Lényegében folyamatosan, átlátható módon tájékoztatja a pályázót a felvételi folyamatról.
Gyorsaság
Az azonnali üzenetek – különösen ha egy chatbot is részese a rendszernek – azt az érzést nyújtják a pályázónak, hogy haladéktalanul, 0-24 értesülhet a felvételi folyamatról. A várakozási idő csökkentésével a pályázó komfortérzete, magabiztossága nő, sokkal magasabb minőségű tapasztalatot nyerhet a recruitment teljes folyamata alatt, miközben a HR osztály munkaterhelése is csökkenhet.
Első lépésként érdemes átgondolni, hogy a lehetséges jelöltek milyen üzenetküldő platformot használnak, illetve azt is meg kell előre tervezni, hogy a folyamat mely részében lehet a chatbot alkalmazása a leghatékonyabb.
